9 Dicas Para Não Ser Ignorado Por E-mail

Já aconteceu de você ter tido um trabalhão montando um e-mail que você julga ser importante e ele simplesmente chegou ao destinatário e lá permaneceu na sua caixa de entrada (ou pior no Lixo Eletrônico)? Pensando nisso, especialistas listaram alguns aspectos que podem ajudar a não mais passar despercebido no correio eletrônico. Aspectos como ortografia, organização de tópicos e escolha de destinatários são pontos-chave.

Portanto, organizamos abaixo uma lista do que NÃO se recomenda ser feito quando for enviar uma mensagem:

1) Mandar um e-mail quando o assunto deve ser tratado pessoalmente

Caso esteja escrevendo um e-mail que terá grande repercussão ou que contém um teor emocional, a melhor opção é a conversa cara a cara. Segundo escritor William Schwalbe, isso ocorre porque os textos não traduzem bem tons e inflexões das frases.

2) Campo “assunto” preenchido com texto vago ou inútil

Não dê a chance de alguém excluir seu e-mail sem conferir o conteúdo. Quanto mais direto for o assunto, melhor! Desta forma, você poderá captar a atenção do destinatário.

3) Copiar muitas pessoas e responder a todas

Uma dica para saber se devemos ou não responder um e-mail com vários destinatários é verificar em qual campo estamos. Se você está no campo “para” é porque espera-se uma resposta ou procedimento, mas se está no “CC” é provável que esteja ali apenas para ciência da situação.

Ao encaminhar um e-mail, preste atenção para identificar previamente quem são os destinatários que precisam recebê-lo. Copiar todos os colegas de trabalho pode, simplesmente, servir para lotar a caixa de entrada.

4) Não usar saudação

É de bom tom cumprimentar seu interlocutor antes de destinar seu questionamento ou recado. As saudações são facultativas após o primeiro contato e dependem da situação, mas são importantes para uma boa impressão no início da conversa.

5) Não checar gramática e ortografia

Segundo a escritora Natalie Canavor, diz que é falta de respeito enviar e-mails com erros ortográficos. Pior: além de ser encarado como um profissional que não leva suas tarefas a sério, corre o risco de virar piada.

6) Não ser objetivo

Se você não é capaz de resumir os assuntos de seu e-mail em poucos parágrafos ou tópicos, então talvez esta não seja a ferramenta adequada para a mensagem que deseja transmitir

O ideal, segundo Schwalbe, é que o texto tenha um ou dois parágrafos, ou que seja alongado a partir de tópicos, visando favorecer a compreensão.

7) Não definir a ação esperada

Caso o seu e-mail não exija resposta ou ação, então ele poderá ser visto como uma comunicação inútil.

Você deve requerer ao final do texto qual ação pode ser tomada para solucionar o dilema que o levou a escrevê-lo. Algumas opções são exigir uma resposta ou a execução de uma tarefa, dependendo de seu nível hierárquico e da situação em questão.

8) Não ter uma linha de assinatura customizada

Canavor defende que devemos ter, não uma, mas quatro ou cinco assinaturas de e-mail, para que possamos adequá-las ao destinatário.

A ideia é que as informações de contato estejam de acordo com o necessário para a pessoa com quem está conversando. O executivo de uma empresa e o seu primo não precisam da mesma formalidade.

9) Fazer do e-mail um chat

Se a conversa já se estendeu para quatro ou cinco mensagens, é possível que ela não deva ser feita por e-mail.

Acompanhe todas as atualizações do blog no facebook e instagram.